СОГЛАСОВЫВАЕМ ДОКУМЕНТЫ КОНТРАГЕНТОВ ВНУТРИ КОМПАНИИ

Согласовываем документы контрагентов внутри компании

В стандартной настройке программы предполагается, что полученный от поставщика документ подписывает или отклоняет ответственный сотрудник, и на этом обработка документа завершается. А что делать, если перед подписанием входящего документа требуется согласование в нескольких инстанциях внутри компании, например, нужна виза бухгалтерии и финансового директора? Такой же вопрос возникает и с отправкой исходящего документа покупателю, если подписывать документ имеет право не менеджер, создавший документ, а руководитель.

Предварительные настройки

Настройте свою систему под ваши задачи.

  1. Администратор системы должен каждому сотруднику, участвующему в обработке документа, предоставить доступ в кабинет.
  2. Внесите изменения в операцию обмена документами с контрагентами.

Порядок обработки документа

Когда поступил документ от контрагента или создан исходящий документ, ответственный за документ сотрудник, назовем его инициатор согласования, передает документ на согласование.

  1. В документе нажмите и выберите «На согласование». Или нажмите в верхней панели документа на .
  2. При необходимости введите комментарий, укажите исполнителя и нажмите  На согласование .

Получив документ на согласование, Согласующий проверяет его.

  1. После того как задача ушла другому сотруднику на согласование вы можете найти ее в разделе «Задачи/На мне». Новое поручение будет иметь состояние «согласование» — откройте его.
  2. В документе нажмите  Согласование  — введите комментарий, прикрепите файл и выберите необходимый регламент:
  • Согласовано — утверждает документ и переходит на следующий этап.
  • Отклонено — отклоняет документ и возвращает его инициатору согласования на уточнение.

Инициатор контролирует состояние документа.

Название кнопок в документах и этапов согласования настраиваются администратором системы, поэтому могут отличаться от приведенных на рисунке.

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ