Организации используют корпоративные карты, чтобы упростить выдачу денег под отчет и сократить время на оформление документов. Деньги на счете карты принадлежат компании, и ими сотрудник оплачивает представительские, транспортные или командировочные расходы. Например, риэлтор использует личный автомобиль для работы, а агентство оплачивает расходы на бензин.
В СБИС бухгалтер и руководитель могут контролировать операции по корпоративным картам и быстро пополнять их счета.
Как все устроено
- Организация заключает договор на выдачу и обслуживание корпоративных карт и выбирает способ обмена данными с банком.
- Бухгалтер добавляет в СБИС расчетные счета, к которым привязаны карты, и пополняет их.
- Сотрудник получает корпоративную карту для оплаты расходов и сохраняет чек по каждой операции.
- Бухгалтер загружает выписку, в которой отражены операции по карте, проверяет их и указывает подотчетное лицо.
- Сотрудник отчитывается о расходах: предоставляет чеки и другие подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет.
После того как вы загрузите выписку из банка по счету корпоративной карты, все расходы по ней отразятся в СБИС с типом операции «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника». Проверьте данные платежа.
Указать подотчетное лицо
Измените или укажите подотчетное лицо одним из способов:
- с помощью панели массовых операций:
- В разделе «Деньги/Банк» разверните ее кнопкой
и отметьте нужные платежи. - Затем нажмите и кликните «
Изменить реквизиты». - Заполните поле «За кого» и нажмите «Внести изменения».
- В разделе «Деньги/Банк» разверните ее кнопкой
- вручную:
- В разделе «Деньги/Банк» откройте документ «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».
- В поле «За кого» укажите подотчетное лицо — сотрудника, которому выдана корпоративная карта и проведите документ.
- Нажмите
, чтобы ознакомиться с расчетами по документу.
Изменить тип операции
Если тип операции определился неверно, измените его. После этого заполните и проведите документ «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».
- Поменяйте операцию одним из способов:
- с помощью панели массовых операций:
- В разделе «Деньги/Банк» разверните ее кнопкой и отметьте нужные платежи.
- Затем нажмите « Проводки» и кликните «Сменить операцию».
- Выберите «Исходящий платеж/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».
- Кликните « Проводки», затем «
Провести» для того, чтобы провести документы после смены регламента.
- В разделе «Деньги/Банк» разверните ее кнопкой
- вручную в платежном поручении. Для этого откройте платежное поручение в разделе «Деньги/Банк». Если платеж проведен, кликните «Изменить», а затем нажмите название операции и выберите «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника»;
- с помощью панели массовых операций:
- Заполните документ. В поле «Кому» укажите банк, где обслуживается корпоративная карта, в поле «За кого» — подотчетное лицо. Сумма и назначение будут заполнены по данным загруженного платежа.
- Нажмите «Провести».
Итог: отражена выдача сотруднику под отчет на сумму расхода. Оформите авансовый отчет.